Конференц-системы нашли самое широкое применение в разных сферах общественной жизни людей. Ежедневная работа крупной компании, деловые встречи, переговоры, конференции и симпозиумы разных уровней, образовательные процессы, семинары – и это далеко не полный список сфер применения современных конференц-систем.
Для принятия оперативных решений руководителям часто требуется получать информацию от специалистов разных отделов, служб или даже других филиалов. Благодаря конференц-системам, решать все вопросы можно, не отрывая сотрудников от их рабочих мест. Такой способ решения текущих рабочих вопросов экономит время и способствует повышению производительности труда. А для компании с разветвлённой филиальной сетью конференц-связь играет роль основного связующего звена. Оборудованный такой современной системой конференц-зал обеспечивает высокий уровень проведения переговоров, конференций, семинаров.
Интегрирование конференц-связи в систему «Умный офис» способствует четкому и бесперебойному управлению всеми средствами коммуникаций и гарантирует высокий уровень безопасности передачи информации. Комплексное взаимодействие с другими системами в рамках «Умного офиса», такими как системы телевидения или видеоконференции, обеспечивает автоматическое наведение камер на выступающего. Подключение к локальной информационной системе организации даёт возможность оперативно воспользоваться любой служебной информацией.
Конференц-система включает комплекс сложного высокотехнологичного современного оборудования и программного обеспечения. Она выполняет следующие функции:
- усиление речи докладчика;
- обеспечение высокого качества звука и бесперебойной работы всего комплекса;
- контроль за ходом мероприятия, обеспечение выполнения регламента;
- управление процессом обсуждения при помощи разных режимов работы;
- ведение протоколов встреч и запись выступлений;
- обеспечение приоритетности председателя собрания перед остальными участниками;
- управление очередностью выступления;
- синхронный перевод во время проведения многонациональных конференций;
- организация электронного голосования, подсчет голосов, фиксирование и отображение результатов.
Типовая конференц-система состоит из центрального блока управления и модулей участников. Любая конференц-система предполагает разделение участников на председателя и делегатов. На рабочих местах дискуссионных систем устанавливаются микрофоны и кнопки для запроса выступление и голосования (если такую возможность система поддерживает). При этом модуль председателя имеет приоритет.
Конференц-системы различаются по своим функциональным возможностям и, соответственно, сферам применения. Выделяют:
- дискуссионные конференц-системы в том числе и управляемые через компьютер;
- конференц-системы с функциями голосования, регистрации участников;
- конгресс-системы, используемые при проведении международных конференций, с функцией синхронного перевода.
По своей конструкции конференц-системы бывают настольные (проводные, беспроводные, врезные) и вмонтированные в подлокотники кресел.
